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FAQ - Alles was Sie zur Konfliktmineralien Berichterstattung wissen müssen

FAQ - Alles was Sie zur Konfliktmineralien Berichterstattung wissen müssen

EU Konfliktmineralien Regulierung: FAQ

Am 15. Juni 2016 haben sich die Europäische Kommission, das Europäische Parlament und die Mitgliedsstaaten auf die Leitlinien einer Verordnung geeinigt, die den Handel mit den sogenannten Konfliktmineralien regulieren soll. Diese FAQ Dokument erläutert die wichtigsten Aspekte der künftigen EU Konfliktmineralienverordnung.

Fragen zur Regulierung bei Konfliktmineralien in der EU

Wie kann ich herausfinden, ob meine Firma dazu verpflichtet ist, sich am Konfliktmineralien-Reporting zu beteiligen?

Aus rechtlicher Sicht müssen nur solche Unternehmen den Anforderungen von Sektion 1502 des Dodd-Frank Acts nachkommen, die in den USA unter der Aufsicht der US-Börsenaufsichtsbehörde stehen. Allerdings müssen diese direkt betroffenen Unternehmen ihre gesamte Lieferkette einbeziehen, um Konfliktmineralien bis zur Mine zurückzuverfolgen. Auf diese Weise werden die Berichterstattungspflichten  entlang der Lieferkette weitergereicht, wodurch Zulieferer auf der ganzen Welt betroffen sind.

Wie finde ich heraus, ob die Produkte meines Unternehmens Konfliktmineralien enthalten oder nicht?

Gemäß dem Ansatz der „Conflict Free Sourcing Initiative“ (CSFI) zur Konfliktmineralien-Berichterstattung werden Mineralien bis zu der Schmelze, in der sie verarbeitet wurden, zurückverfolgt. Die Schmelzen werden in unabhängigen Kontrollen auf ihren Konfliktstatus überprüft. Dies bedeutet, dass Sie herausfinden müssen, von welchen Schmelzen sowohl Ihr Unternehmen als auch die Zulieferer Ihres Unternehmens die betroffenen Mineralien beziehen. Weitere Informationen zum Berichterstattungs-Rahmenwerk von CFSI finden Sie unter:  
www.conflictfreesourcing.org.

Welche Sprachen unterstützt iPMCP?

Die aktuelle Version der iPCMP unterstützt Englisch, Chinesisch (Mandarin), Japanisch, Deutsch und Portugiesisch. Für die Formularfelder der Konfliktmineralien-Berichte können auf der iPCMP sämtliche im Conflict Minerals Reporting Template (CMRT) verfügbaren Sprachen dargestellt werden.

Mein Unternehmen beliefert nur Firmen in Europa/Asien/Südamerika. Bedeutet dies, dass ich von den Konfliktmineralien-Berichtsanforderungen nicht betroffen bin?

In den USA ansässige Unternehmen unter Aufsicht der US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) müssen für ihr gesamtes Unternehmen Deklarationen über die Verwendung und die Herkunft von Konfliktmineralien erstellen. Dadurch fallen auch außerhalb der USA ansässige Organisationeinheiten in den Geltungsbereich der Konfliktmineralien-Berichterstattung.

Mein Unternehmen ist nicht in den USA ansässig. Warum muss ich Ihnen trotzdem meine Daten übermitteln?

Selbst wenn Ihr Unternehmen nicht verpflichtet ist, Informationen an die US-Börsenaufsichtsbehörde (SEC) zu übermitteln, so sind Ihre Angaben dennoch unerlässlich, damit Ihr Kunde sowohl seinem Kunden als ggf. auch der US-Börsenaufsichtsbehörde Bericht erstatten kann, denn mit diesem Kunden beliefern Sie ein Unternehmen, für welches diese Berichterstattungspflicht gilt, bzw. das wiederum ein weiteres Unternehmen mit bestehender Berichterstattungspflicht (usw.) beliefert.

 

Welchen Vorteil hat die Anwendung des iPCMP-Systems gegenüber dem Conflict Minerals Reporting Template (CMRT)?

Mit dem iPCMP-System können Sie die CMRT-Daten entlang Ihrer Lieferkette sammeln und aggregieren, statt einzelne Spreadsheets von und für Ihre Lieferanten verwalten zu müssen. Der gesamte Vorgang wird dadurch transparent, nachvollziehbar und schneller.  

Welche Funktion erfüllt das Roll-up von Berichten?

Mit dem Roll-Up können Sie verschiedene Lieferantenberichte sammeln. Dazu benötigen Sie einen oder mehrere Konfliktmineralien-Berichte, die von Ihnen selbst erstellt oder von Ihrem Lieferanten übermittelt wurden. Diese Berichte können in der iPCMP-Datenbank (z.B. welcher Bericht von Ihnen im iPCMP-System angenommen wird) sichtbar gemacht, im CMRT-Format eingesehen oder in Ihrem Online-Speicher gespeichert werden.

Wie kann ich das Passwort nach dem Anmelden ändern?

Wenn Sie sich in die iPCMP eingeloggt haben, gehen Sie auf „Einstellungen“.  Geben Sie Ihr aktuelles und neues Passwort in die entsprechenden Felder ein. Um das neue Passwort zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche „Passwort ändern“.

Welche Lizenz ist für mein Unternehmen am besten geeignet?

  • Die Basis-Lizenz ist für 2 Benutzer bestimmt und ermöglicht die Zusammenstellung (Roll-Up) von Berichten sowie den Empfang von Kundenanfragen. Sie können selbst keine Anfragen an Ihre Lieferanten senden.         
  • Die Premium-Lizenz ist für 3 Benutzer bestimmt und ermöglicht Ihnen das Senden von Anfragen an bis zu 50 Lieferanten, das Empfangen von Berichten, Roll-Up von Berichten, den Zugang zum Online-Speicher usw., sodass Sie Ihre Berichterstattungs-Anforderungen für Konfliktmineralien effektiv verwalten können. 
  • Die Premium-Plus-Lizenz ist für 5 Benutzer bestimmt und ermöglicht Ihnen das Senden von Anfragen an bis zu 100 Lieferanten, das Empfangen von Berichten, Roll-Up von Berichten, den Zugang zum Online-Speicher usw., sodass Sie Ihre Berichterstattungs-Anforderungen für Konfliktmineralien effektiv verwalten können.
  • Die Enterprise-Lizenz enthält 7 namentlich festgelegte Benutzerkonten, es können aber so viele weitere Konten wie notwendig hinzugefügt werden. Die Enterprise-Lizenz kann Ihren speziellen Anforderungen angepasst werden, ist vollständig integrierbar und kann auf einem nicht-öffentlichen Server betrieben werden

Gibt es eine iPCMP-Schulung?

Wir bieten Ihnen Webinare und regelmäßig stattfindende Workshops an, damit Sie unser Tool effektiver einsetzen können. Klicken Sie hier, um das "Webinar on-demand" aufzurufen. Klicken Sie hier, um herauszufinden, wann und wo der nächste Workshop stattfindet. Wenn Sie sich mit Ihrem Konto angemeldet haben, können Sie jederzeit das „?“ in der rechten oberen Ecke der iPCMP-Seite anklicken, um zum Hilfebereich zu gelangen. Hier können Sie die aktuelle iPCMP-Benutzeranleitung herunterladen, die eine Übersicht über die iPCMP-Funktionen enthält. Außerdem können Sie auf das iPCMP-E-Learning-Modul zugreifen, das Sie mit begleitenden Screenshots und Videoclips durch die verschiedenen Funktionen des Tools führt.


Als interaktivere Schulungen stehen Ihnen zwei weitere Möglichkeiten zur Verfügung: Als Premium- oder Premium-Plus-Lizenzinhaber können Sie zum kleinen Preis von 95 $ Euro  die Interactive Guided Tour der iPCMP buchen, um Ihren Berichterstattungs-Vorgang zu beschleunigen. Wenn Sie eine persönliche Schulung möchten, können Sie auch direkt einen Berater kontaktieren.

 

Können wir von der BASIS- auf die PREMIUM- ODER PREMIUM-PLUS-LIZENZ usw. upgraden?

Ja. Sie können sich über die Admin-ID für die gewünschte Lizenzen anmelden. Die Daten/Berichte, die zu diesem Zeitpunkt gespeichert sind, bleiben nach der Lizenzänderung weiter bestehen.

Gibt es eine Lizenzvereinbarung, der Unternehmen beim Erwerb einer IPCMP-Lizenz zustimmen müssen?

Ja. Wenn Sie sich zum ersten Mal mit Ihren individuellen Anmeldedaten auf der iPCMP anmelden, werden Sie gebeten, die iPCMP-Nutzungsbedingungen zu lesen und ihnen zuzustimmen. 

Ich bin ein Lieferant am Anfang der Lieferkette und mein Unternehmen hat keine Zulieferer. Ist es dennoch notwendig, dass sich mein Unternehmen auf der iPCMP registriert?

Ihre Angaben sind sowohl für viele Ihrer Kunden als auch viele iPCMP-Nutzer äußerst wertvoll, da Sie vermutlich umfassende Kenntnisse über die Herkunft Ihrer Rohstoffe haben. Da Sie am Anfang der Lieferkette stehen, sollten Sie die KOSTENLOSE Basis-Lizenz wählen, um eingehende Anfragen Ihrer Kunden bearbeiten zu können.

Ist eine spezielle IT-Ausstattung erforderlich, um die iPCMP nutzen zu können?

Die iPCMP ist ein webbasiertes Portal. Sie benötigen daher lediglich einen Internetzugang und einen in Ihrem System installierten Webbrowser. Die Enterprise-Lizenz kann entweder webbasiert genutzt oder innerhalb der Firewall Ihres Unternehmens betrieben werden.

Registrierung

Während der Registrierung für ein iPCMP-Konto für mein Unternehmen werde ich aufgefordert, ein Formularfeld mit dem Titel „Zusätzliche Identifizierung“ auszufüllen. Was bedeutet das?

Mit diesem Formularfeld werden Sie gebeten, einen Nachweis Ihrer Unternehmensidentität bereitzustellen. Jedes Unternehmen, das sich auf der iPCMP anmeldet, wird von iPoint gesondert überprüft, um eine hohe Datenqualität sicherzustellen und um doppelte Anmeldungen zu vermeiden. Sie haben drei Möglichkeiten, diesen obligatorischen Identitätsnachweis zur Verfügung zu stellen:

  1. DUNS-Nummer (dies ist die bevorzugte Art der Identitätsprüfung für die iPCMP): Eine weit verbreitete, eindeutige numerische Kennung. Weitere Informationen finden Sie auf der Webseite des DUNS-Dienstleisters.
  2. Umsatzsteuernummer (USt):  In der Europäischen Union ist die USt eine allgemeine, breit angelegte Verbrauchssteuer, die am Mehrwert von Waren und Dienstleistungen festgemacht wird. Unser Rat: Falls Sie sich über Ihre USt-Nummer nicht sicher sind, kontaktieren Sie Ihre Verwaltungsabteilung für weitere Informationen. Typische Formate sind: DE012345678, FRXY012345678, GB012345678012 usw.
  3. Handelsregister-Eintragsnummer: Dieser Code wird für gewöhnlich von der Handelskammer Ihres Landes bereitgestellt. Eintragsnummer, die zuständige Behörde sowie das Anmeldedatum sind üblicherweise im selben Dokument vermerkt. Kontaktieren Sie Ihre Verwaltungsabteilung, wenn Sie weitere Informationen benötigen.

Mein Unternehmen ist bereits für die iPCMP registriert. Wie erhalte ich ein Benutzerkonto?

Ihr Unternehmen hat einen iPCMP-Administratoren, der für das Einrichten Ihres Benutzerkontos verantwortlich ist. Wenn Sie die Kontaktdaten Ihres iPCMP-Administrators kennen, können Sie ihn direkt kontaktieren. Anderenfalls können Sie auf die Login-Seite der iPCMP gehen und ein Konto anfordern. Das Supportteam der iPCMP wird Ihre Anfrage dann an Ihren zuständigen Administratoren weiterleiten.

Wie kann ich meine Zulieferer auf der iPCMP eintragen?

Je mehr Ihrer Zulieferer sich für die iPCMP anmelden, desto effizienter funktioniert der Datenaustausch entlang der Lieferkette. Aus diesem Grund sind Erstausrüster (OEM) und Direktlieferanten daran interessiert, ihre Zulieferer einzuladen, sich für die Applikation anzumelden. Die iPCMP bietet hierfür einen halbautomatisierten Prozess. Sie müssen lediglich eine Liste Ihrer Zulieferer auf Ihr Konto importieren (klicken Sie hier, um ein xlsx-template herunterzuladen). Anschließend können Sie E-Mail-Einladungen direkt aus dem System heraus versenden.

Selbst wenn ein Zulieferer sich dafür entscheidet, sich nicht auf der iPCMP anzumelden, können Sie seine Excel/CMRT-basierten, CFSI-konformen Berichte mühelos in die Applikation importieren, um sie in Ihren Roll-Ups zu verwenden.

Schmelzen-Management

Ich beziehe keinerlei Materialien direkt von Schmelzen. Muss ich meinem Bericht dennoch alle Schmelzen manuell hinzufügen?

Nein. Beim Roll-Up der Berichte, die Sie von Ihren Zulieferern erhalten haben, erscheinen die von ihnen genannten Schmelzen automatisch in Ihrem Bericht.

Wie werden Schmelzen gekennzeichnet, die weder auf der CFS-Liste noch im Conflict Minerals Reporting Template (CMRT) enthalten sind?

Diese Schmelzen-Einträge wurden von iPCMP-Nutzern erstellt. Die Identität dieser Schmelzen wurde noch nicht bestätigt. Sie sind daher mit dem Status „unbekannt“ markiert. In Roll-Ups werden diese mit einem gelben Ampel-Symbol markiert. 

Welche Status kann eine Schmelze haben?

  1. Auf der CFS-Liste aufgeführt: Die Schmelze wurde von der iPCMP als auf der „Conflict-free smelter list“ (CFS-Liste) aufgeführt validiert.
  2. Auf der EICC-GeSi-Liste aufgeführt: Die Schmelze wurde von der iPCMP als auf der EICC-GeSi-Liste als „bekannte Schmelze” aufgeführt validiert (d.h. es ist nachgewiesen, dass es sich bei diesem Unternehmen tatsächlich um einen Schmelzen-Betrieb handelt, obwohl der Konfliktstatus unbekannt ist).
  3. Unbekannt: Die Validierung der Schmelze durch die iPCMP wurde noch nicht abgeschlossen. Die Identität der Schmelze ist nicht validiert (d. h. es kann nicht ausgeschlossen werden, dass dieses Unternehmen in Wirklichkeit keine Schmelze ist).

Ist die Liste der Schmelzen iPCMP-Nutzer-übergreifend oder Nutzer-spezifisch?

Es gibt eine Nutzer-übergreifende Stammliste von Schmelzen. Wenn ein Nutzer einen Eintrag für eine neue Schmelze erstellt, wird dieser der Stammliste hinzugefügt, sodass andere iPCMP-Nutzer von dieser Information profitieren.

Die Stammliste finden Sie über das Menü „Verwaltung“ auf der iPCMP.

In welchem Verhältnis stehen die Namen der Schmelzen der iPCMP und die Namen der Schmelzen auf der CFSI-Webseite?

Die iPCMP synchronisiert alle Daten mit den Daten auf der CFSI-Webseite. Die iPCMP-Stammliste der Schmelzen wird dauernd mit den aktuellen Informationen auf www.conflictfreesourcing.org aktualisiert.

Die iPCMP-Stammliste der Schmelzen enthält außerdem von Nutzern angelegte Angaben zu Schmelzen, die noch nicht auf CFSI registriert wurden. Sobald die CFSI diese Schmelzen validiert und ihrem System hinzufügt, erfasst die iPCMP die Informationen automatisch und aktualisiert den Status der Schmelzen in der Stammliste der Schmelzen.  

Dieser Ansatz kombiniert die Zuverlässigkeit der CFSI-Daten mit der Flexibilität, noch nicht registrierte Schmelzen zu verwalten.

Weitere Themen

Wie kann ich Daten in die iPCMP importieren?

Die aktuelle Version der iPCMP unterstützt den Import von nach CFSI-Standard (CMRT) formatierten Excel-Dateien. Dabei handelt es sich um das am häufigsten verwendete Rahmenwerk zur Konfliktmineralien-Berichterstattung. Außerdem unterstützt die iPCMP den Import von XML-Dateien nach dem IPC-1755-Standard für Datenaustausch.

Wie kann ich Daten aus der iPCMP exportieren?

Jedes Fenster auf der iPCMP hat eine Schaltfläche „Export in Excel“, mit der Sie die aktuell angezeigten Daten zu exportieren können. Dies trifft auch auf jeden einzelnen Bericht im System zu, unabhängig davon, wie er in das System kam und welche Informationen er enthält.

Wie viele Lieferketten-Ebenen unterstützt die iPCMP?

Die Anzahl der Lieferketten-Ebenen ist unbegrenzt.

 

Wie schützt iPCMP die Vertraulichkeit meiner Daten?

Der Schutz geistigen Eigentums und Datensicherheit haben bei den meisten iPCMP-Nutzern höchste Priorität. Aus diesem Grund ist die Software von unten nach oben konfiguriert, um sicherzustellen, dass Sie stets die Kontrolle darüber haben, welche Daten mit wem geteilt werden.  

Der Name jedes auf der iPCMP registrierten Unternehmens ist für alle Mitglieder sichtbar. Dies ist notwendig, damit Mitglieder Anfragen an andere Unternehmen adressieren können. Dies ist die einzige Art von unternehmensbezogener Information, die innerhalb der Software öffentlich ist.

Die iPCMP veröffentlicht keinerlei Informationen über Geschäftsverbindungen zwischen registrierten Unternehmen. Einzelne Unternehmen können nur diejenigen Anfragen einsehen, die sie an ihre direkten Kunden übermittelt oder die sie von ihren direkten Zulieferern erhalten haben. Die Identität des Rests der Lieferkette bleibt verborgen. 

Aggregierte Berichte (Roll-Ups) enthalten keinerlei Informationen über die Identität Ihrer Zulieferer, es sei denn, derartige Informationen wurden manuell in ein Kommentarfeld eines Berichts eingefügt. Einzelberichte und aggregierte Berichte können nicht automatisch weitergegeben werden. Vor dem Versenden eines  aggregierten Berichts wird der Versender jedes Mal aufgefordert, dessen Inhalte zu überprüfen. Die Identität der Unternehmen, die die Informationen zu einem aggregierten Bericht geliefert haben, bleibt verborgen.

Wie kann ich meine Daten (z.B. Anfragen oder Berichte) in der iPCMP filtern?

Die iPCMP besitzt leistungsstarke Such-, Sortier- und Filter-Funktionen, die Ihnen helfen, gesuchte Informationen zu finden. Innerhalb der Applikation ist jede Tabelle oder Liste mit einer Suchmaske ausgestattet, die diverse Suchoptionen anbietet. So können z. B. Anfragen von Zulieferern nach Fälligkeitsdatum, Anfrage-Status, Anfrage-Datum, nach dem Geltungsbereich der Erklärung und, selbstverständlich nach dem Namen des Zulieferers abgesucht, sortiert oder gefiltert werden.